Как донести важную мысль до аудитории

О том, как важно оставить в стороне свои проблемы и понять проблемы клиента при составлении бизнес-сообщений

Поделюсь реальным кейсом с работы. Начальник нашего IT-отдела 28 декабря опубликовал вот такой текст для всех сотрудников на нашем сервере Битрикс24:

Уважаемые коллеги!
Недавно состоялась долгожданная поставка дисков SSD.

Если кто-то еще не знаком с этим устройством, SSD-диск — это специальный тип внутреннего накопителя данных компьютера, который очень существенно увеличивает скорость выполнения компьютером большинства прикладных задач. На текущий момент SSD-накопителями уже обеспечена большАя часть учебных кабинетов и в ближайшие дни планируется установка их также в административные кабинеты в мини-компьютеры Intel NUC и во все ноутбуки. Для ввода дисков в эксплуатацию потребуется полная переустановка операционной системы на компьютеры. При этом все данные на системном диске будут удалены. В связи с этим:
1. Всем сотрудникам, имеющим на руках ноутбук, требуется сохранить с него все данные и сдать его на модернизацию не позднее 12 января 2022 года. Предупреждаю всех сотрудников, которые не вернут ноутбук до 12 января, не имея на то уважительной причины — я лично проконтролирую, чтобы SSD-диска Вам не досталось. Прошу своевременно вернуть оборудование, чтобы не срывать планы работ инженерной службы, в этой ситуации это, в первую очередь, в Ваших интересах. 
2. Всем сотрудникам, работающих в административных (не учебных) кабинетах на мини-компьютерах типа Intel NUC требуется сохранить свои данные с локальных дисков (рабочий стол, документы, загрузки) на сетевые диски, к примеру на свой личный диск или на диски Ваших отделов не позднее 12 января 2022 года (вопросы с сотрудниками, у которых установлено специальное ПО или электронные ключи — будем решать в индивидуальном порядке)
3. Сотрудникам, работающим на компьютерах типа «Графическая станция» никаких действия предпринимать не требуется, т.к. в них диски SSD были установлены изначально.

Часть работ, скорее всего, будут проведены в праздничные дни. Так что если какие-то из отделов готовы отдать свои административные кабинеты под модернизацию целиком к 31 декабря — сообщайте мне об этом.  

Что не так?

Скорее всего вы тоже не стали читать дальше второго абзаца и проскролили сюда, чтобы узнать, что с этим текстом не в порядке.

Как по мне, главная ошибка этого текста в том, что автор сосредоточился на своих проблемах. Он даже выделил заботы своего отдела полужирным шрифтом:

  • нам пришли SSD и нам их устанавливать;
  • нам придется переустановить операционки на всех компах;
  • мы не хотим бегать по зданию и искать ноутбуки.

Ну, и по мелочи есть проблемы со структурой и форматированием: например, текст пестрит выделенными словами, не понятно, что из этого действительно самое важное. Из-за этого не хочется читать всю эту «простыню».

Ведем редакторскую работу

Обратим внимание на проблему в мире читателя — у вас пропадут все файлы с компа. Добраться до этой мысли в оригинальном послании не легко. Она прячется сразу после ярко выделенного жирным предложения о переустановке ОС и с очень большой вероятностью будет проигнорирована при беглом изучении сообщения.

Теперь, когда мы завоевали внимание читателя, надо объяснить, почему файлы пропадут, и как этого избежать. Вот так получается:

☝️ Все данные с компьютеров и ноутбуков будут стерты после 12 января 2022 года.

Причина: инженеры будут модернизировать компьютеры и ноутбуки в Академии. Поставят на них новые диски, от этого компьютеры станут работать в несколько раз быстрее: быстрее загружаться, быстрее запускать программы и открывать документы.

Как спасти свою работу: сохраните все свои важные документы с рабочего стола, папок «Документы», «Загрузки» на сетевые диски. Например, в «Ваш личный диск» или на диск вашего отдела до 12 января.

Примечания:
1. Если пользуетесь ноубуком, то для модернизации его надо сдать инженерам самостоятельно;
2. Графические станции (большие черные коробки под столами в 327, 329 и т.д.) процедура модернизации не коснется. Они изначально модерновые у нас.

Если все оставить, как есть, то 13 января люди придут на работу и увидят пустой «Рабочий стол» и папки «Документы» и «Загрузки». Посыпятся претензии в IT-отдел, а инженеры скажут: «Вас предупреждали». По сути они будут правы, но удаленные файлы уже не вернешь.

Преимущества новой версии

Вот основные моменты, благодаря которым восприятие текста улучшится у целевой аудитории:

  • текст короче, меньше шанс, что его проигнорируют из-за объема;
  • важная для аудитории мысль об удалении файлов вынесена в начало, появляется стимул узнать подробности;
  • четко объяснены причины событий и как избежать их последствий;
  • вместо пересказа статьи из Википедии об SSD объяснен мотив действия инженеров, и какую пользу эти действия принесут обычным пользователям.

Надеюсь, что для повторной рассылки после новогодних праздников инженеры используют мой текст или хотя заимствуют его общую идею.

И вот еще скриншот с пруфами, что это реальный кейс 😎